Privacybeleid

1. Wie zijn wij

WIWO Administratiekantoor (hierna: “WIWO”, “wij” of “ons”) is een administratiekantoor gevestigd in Amsterdam, Nederland. Wij bieden diensten op het gebied van boekhouding, jaarrekeningen, fiscaal advies en salarisadministratie aan ondernemers en het MKB.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: naam, bedrijfsnaam, KvK-nummer
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, adres
• Financiële gegevens: boekhouding, facturen, bankgegevens, omzet- en resultaatcijfers, balansgegevens
• Accountgegevens: gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord, tweefactorauthenticatie-instellingen
• Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, sessie-informatie
• API-koppelingen: e-Boekhouden API-tokens (versleuteld opgeslagen)

3. Waarom verwerken wij uw gegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1 Uitvoering van de overeenkomst

• Het voeren van uw financiële administratie en boekhouding
• Het opstellen van jaarrekeningen (KvK-conform)
• Het verzorgen van fiscale aangiften en salarisadministratie
• Het koppelen met uw e-Boekhouden.nl account via de API

3.2 Wettelijke verplichting

• Het voldoen aan fiscale bewaarplichten en boekhoudkundige verplichtingen
• Het verstrekken van informatie aan toezichthouders indien wettelijk vereist

3.3 Gerechtvaardigd belang

• Het verbeteren van onze dienstverlening en applicatie
• Het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van fraude

3.4 Toestemming

• AI-analyse van financiële gegevens (alleen met uw expliciete toestemming, zie sectie 5)

4. Verwerkers en derde partijen

Wij maken gebruik van de volgende verwerkers voor het leveren van onze diensten:

5. Bewaartermijnen

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

6. Uw rechten

Op grond van de AVG/GDPR heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• 1
  Recht op inzage

  U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie hiervan op te vragen.

• 2
  Recht op rectificatie

  U kunt ons verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.

• 3
  Recht op verwijdering

  U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

• 4
  Recht op dataportabiliteit

  U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

• 5
  Recht op bezwaar

  U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang.

• 6
  Recht om toestemming in te trekken

  Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd (zoals AI-analyse), kunt u deze te allen tijde intrekken.

• 7
  Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

  U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang:

• Encryptie: alle gevoelige gegevens, waaronder API-tokens en wachtwoorden, worden versleuteld opgeslagen
• HTTPS: alle communicatie met onze applicatie verloopt via versleutelde verbindingen (TLS/SSL)
• Tweefactorauthenticatie (2FA): wij bieden en bevelen tweefactorauthenticatie aan voor toegang tot het klantportaal
• Toegangscontrole: alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens, op basis van het need-to-know principe
• Monitoring: wij monitoren onze systemen continu op verdachte activiteiten

8. Cookies

Onze applicatie maakt uitsluitend gebruik van functionele sessie-cookies. Deze cookies zijn strikt noodzakelijk voor het correct functioneren van de applicatie en het bijhouden van uw inlogsessie.

Wij gebruiken geen tracking cookies, marketing cookies, analytische cookies of cookies van derde partijen. Er worden geen gegevens gedeeld met advertentienetwerken of sociale media platforms.

9. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Bij significante wijzigingen informeren wij u via e-mail of via een melding in de applicatie. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen. De datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan dit document.

10. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of wilt u een beroep doen op uw rechten? Neem dan contact met ons op: